Externe adviseurs inhuren is duur!
Hoe geniet je van de kennis en kunde van specialisten en beheers je toch de kosten? Externen zijn er voor een bepaald doel, bijvoorbeeld vervanging zieke medewerker, speciale kennis, enz. Externen zijn duurder dan internen, daarom is het zaak deze mensen snel aan te haken maar ook weer tijdig af te haken.

REGEL 1 – Spreek met de externe adviseur die echt het werk gaat doen.
De grote bekende firma’s hebben deftige partners die het intake gesprek doet, maar hij/zij gaat niet het werk doen. Je krijgt een manager (plus twee trainees…) Alternatief: een klein gespecialiseerd bureau met goede referenties. Je spreekt direct met de mensen met kennis die het werk gaan doen. Check de referenties en onderhandel over de fee.
De eerste besparing is er dan al: je betaalt niet voor de overhead en corporate marketing.

REGEL 2 – Spreek van te voren af wat er gedaan wordt en hoe gerapporteerd wordt.
Formuleer de opdracht eerst duidelijk intern voordat je iemand belt. De eigen werknemers weten dan ook wat de opdracht is. Op deze wijze krijgt ook de adviseur medewerking die hij echt kan gebruiken voor het slagen van de opdracht.
De organisatie is geïnformeerd en dit verkort de doorlooptijd en verhoogt de kans op succes.
De rapportage (oplever) moment moeten vooraf voor iedereen helder zijn en vastliggen, wees dan kritisch en geef de adviseur de ruimte om te presenteren.

REGEL 3 – Hou regelmatig contact.
Hou tussentijds formeel contact om tijdig bij te kunnen sturen. Stel een ‘begeleider’ van een andere afdeling aan. Sommige externen houden er van om op verschillende plekken te opereren. Maar dit maakt controle op de uren zwak. Weet continue waar men mee bezig is! Je kunt nog zo hard onderhandelen over het uurtarief, maar een paar uur extra maakt een consultant met een laag uurtarief redelijk duur.

REGEL 4 – Haak ze tijdig weer af.
Sommige bureaus zijn meester in het verlengen van een opdracht. Door goede afspraken aan de voorkant (zie boven) voorkom je dit. Zelfs al loopt het proces vertraging op, dan moet er de flexibiliteit zijn om de externe persoon op non actief te zetten. Zodra de eigen organisatie op eigen kracht verder kan, moet de adviseur overdragen en naar de volgende klus.
Bij goed geleverd werk kan je een positieve referentie geven.

PS. Bij langer (of meerdere keren) inhuren van dezelfde persoon is de Wet DBA * van toepassing.

* De wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) vervangt sinds 2016 de VAR (Verklaring Arbeidsrelatie). De wet DBA is er om ZZP-ers en opdrachtgevers duidelijkheid te geven over de arbeidsrelatie die wordt aangegaan. Helaas heeft de wet DBA niet de duidelijkheid gebracht die er van verwacht werd. De wet is en blijft van kracht, maar wordt tot 1 oktober 2021 niet volledig gehandhaafd. Ondertussen wordt gewerkt aan nieuwe regelgeving.